Public 360° skapar ordning och reda bland energibolagets dokument

Energibolaget Kraftringen hanterar dagligen en mängd dokument av olika slag, allt från elektriska konstruktionsritningar till interna underlag för verksamhetsstyrning och löpande avtal med samarbetspartner och leverantörer. Med Tietos hjälp togs ett samlat grepp runt koncernens omfattande informationsflora. Nu används Public 360° som centralt IT-stöd för att skapa ordning och reda, liksom effektiva rutiner kring uppdatering, sökning och versionshantering.

KraftringenMed ett ständigt växande antal dokument spridda i organisationen är det en ständig utmaning att hålla koll på versionshantering, rättigheter och sekretess. "När vårt gamla system för diarieföring började bli för omodernt och svårjobbat ville vi ta ett helhetsgrepp runt hela koncernens dokumentation. För att effektivisera rutinerna och hantera alla typer av dokument på ett enhetligt och strukturerat sätt behövde vi ett kraftfullt system utformat efter våra villkor", säger Kraftringens IT-chef Magnus Frödin.

Vid sidan av diariesystemet hade organisationen länge förlitat sig på ett klassiskt katalogsystem på disk, för att lagra allt från policydokument och regelverk till elinstallationsritningar och leverantörsavtal. Det gjorde att stora delar av informationen var knuten till en viss avdelning, grupp eller person, vilket begränsar sökbarheten. Nu ville Kraftringen samla all dokumentation på ett ställe. "Ett avgörande krav var också att det nya systemet kunde integreras på ett smidigt sätt med vårt cad-system för konstruktion av elinstallationer. Vi har just avslutat en stor investering i ett bioeldat kraftvärmeverk, vilket innebär att en mängd projektdokument och ritningar måste lagras och versionshanteras på ett framtidssäkert sätt", poängterar Magnus Frödin.

Efter en bred offentlig upphandling,  där många stora leverantörer av  dokument- och ärendehanteringssystem deltog, föll valet till slut på en lösning från Tieto med systemet Public 360°. I leveransen ingick såväl migrering av innehållet i det gamla systemet som konfiguration, nödvändiga anpassningar, utbildning av nyckelpersoner och integration med det för Kraftringen företagskritiska datorstödet för elkonstruktioner. "Vi har haft en bra dialog och jobbat tätt ihop alla tre parter – vi som kund, vår befintliga leverantör av cad-systemet och Tieto som ny leverantör av dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360°", konstaterar Magnus Frödin. Resultatet är ett sammanhållet systemstöd för att dokumentera och följa företagets processer, och med hjälp av rättighetsstyrd åtkomst se till att den senaste uppdateringen av en handling alltid finns tillgänglig för behöriga användare. Magnus Frödin framhåller att den stora vinsten ligger i ökad effektivitet, struktur och spårbarhet bland dokumenten: "Public 360° gör att vi kommer bort från personberoendet och skapar ordning och reda i vår informationshantering. Vi sparar tid på att slippa leta i komplexa katalogsystem och får enkelt tillgång till rätt dokument i rätt version vid rätt tillfälle".

Utmaning
Gammalt och svårjobbat system gjorde det komplicerat att lagra, uppdatera och hitta relevant information.  Svårt att kvalitetssäkra interna processer. Integration saknades med andra företagskritiska system.

Lösning
Tieto levererade och implementerade ett användarvänligt och framtidssäkrat IT-stöd för dokument- och ärendehantering, baserat på produkten Public 360°. Migrering av innehåll i gammalt system. Integration med Kraftringens system för elkonstruktioner. Utbildning av nyckelpersoner, support och förvaltning.

Resultat
Effektivare hantering av dokument och versioner. Enklare att lagra, söka och hitta information. Bättre kvalitetssäkring av interna processer och minskad administration. Långsiktigt systemstöd som kan anpassas efter framtida behov

Share